மைக்ரோசாப்ட் 365 இலிருந்து ஆவணங்களை நீக்குவது எப்படி

மைக்ரோசாப்ட் 365 இலிருந்து ஆவணங்களை நீக்குவது எளிதாக இருக்கும். அதை எப்படி செய்வது என்பது இங்கே:

1. முதலில், கோப்பு மேலாண்மை அமைப்பை அணுகவும். நீங்கள் நீக்க விரும்பும் ஆவணத்திற்குச் சென்று அதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர், நீக்கு விருப்பத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். எதை அகற்றுவது என்பதைக் கட்டுப்படுத்த இது உங்களை அனுமதிக்கிறது.
2. இரண்டாவதாக, மொத்தமாக நீக்குதல் அம்சத்தைப் பயன்படுத்தவும். ஒரே நேரத்தில் பல கோப்புகளை நீக்க இது சிறந்தது. அவற்றைத் தேர்ந்தெடுத்து, மொத்தமாக நீக்கு என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
3. மூன்றாவதாக, மைக்ரோசாப்ட் 365 ஆவணங்களை நிரந்தரமாக நீக்குவதற்கு முன் ஒரு சலுகைக் காலம் உள்ளது. இந்த நேரத்தில், நீக்கப்பட்ட கோப்புகள் மறுசுழற்சி தொட்டி அல்லது குப்பை கோப்புறைக்கு நகர்த்தப்பட்டு மீட்டமைக்கப்படும்.
4. இறுதியாக, உங்கள் ஆவணங்களை தவறாமல் மதிப்பாய்வு செய்து சுத்தம் செய்யுங்கள். இது இடத்தை மேம்படுத்துகிறது மற்றும் எதிர்கால திட்டங்களுக்கு உதவுகிறது.

மைக்ரோசாப்ட் 365 ஆவணங்களைப் புரிந்துகொள்வது

மைக்ரோசாப்ட் 365 ஆவணங்களை ஒரு சொற்பொருள் NLP கண்ணோட்டத்தில் புரிந்துகொள்வது

மைக்ரோசாப்ட் 365 ஆவணங்கள் மைக்ரோசாஃப்ட் 365 தொகுப்பின் ஒரு முக்கிய பகுதியாகும், மேலும் அவை பல்வேறு வணிக நடவடிக்கைகளில் முக்கிய பங்கு வகிக்கின்றன. இந்த ஆவணங்கள் மைக்ரோசாஃப்ட் 365 இயங்குதளத்தில் உருவாக்கப்பட்டு, திருத்தப்பட்டு, சேமிக்கப்பட்டு பயனர்களுக்கு தடையற்ற ஒத்துழைப்பு அனுபவத்தை வழங்குகிறது. செமாண்டிக் என்எல்பி மூலம், மைக்ரோசாஃப்ட் 365 ஆவணங்களின் கருத்தை நாம் ஆழமாக ஆராயலாம், அவற்றின் முக்கியத்துவத்தைப் புரிந்துகொண்டு அவற்றின் செயல்பாடுகளை ஆராயலாம்.

மைக்ரோசாஃப்ட் 365 ஆவணங்கள் பற்றிய நமது புரிதலை மேம்படுத்த, கீழே உள்ள அட்டவணையை இன்னும் விரிவாகப் பார்ப்போம்:

மைக்ரோசாப்ட் 365 ஆவணங்கள் வேர்ட் ஆவணங்கள் முதல் விரிதாள்கள் மற்றும் விளக்கக்காட்சிகள் வரை பல்வேறு ஆவண வகைகளை உள்ளடக்கியது என்பதை நாம் கவனிக்கலாம். இந்த ஆவணங்கள் குழு உறுப்பினர்களிடையே ஒத்துழைப்பை எளிதாக்குகின்றன, நிகழ்நேர திருத்தங்கள் மற்றும் புதுப்பிப்புகளை அனுமதிக்கின்றன. ஒத்துழைப்புக்கு அப்பால், மைக்ரோசாப்ட் 365 ஆவணங்கள், பல்வேறு சாதனங்களில் அங்கீகரிக்கப்பட்ட நபர்களுக்கு தடையற்ற அணுகலை உறுதிசெய்து, எளிதான பகிர்வு திறன்களையும் வழங்குகின்றன. பதிப்புக் கட்டுப்பாட்டுடன், பயனர்கள் மாற்றங்களைக் கண்காணிக்கலாம் மற்றும் தேவைப்பட்டால் முந்தைய பதிப்புகளுக்குத் திரும்பலாம். கூடுதலாக, மைக்ரோசாஃப்ட் 365 ஆவணங்கள் முக்கியமான தகவல்களைப் பாதுகாப்பதற்கான வலுவான பாதுகாப்பு நடவடிக்கைகளைப் பெருமைப்படுத்துகின்றன, மேலும் அவை வணிகங்களின் வளர்ந்து வரும் தேவைகளுக்கு இடமளிக்கும் வகையில் போதுமான சேமிப்பக திறனை வழங்குகின்றன.

மேலும், மைக்ரோசாப்ட் 365 ஆவணங்கள் தொடர்ந்து உருவாகி வருகின்றன, அடிக்கடி மேம்படுத்தல்கள் மற்றும் மேம்பாடுகள் வெளிவருகின்றன என்பது குறிப்பிடத்தக்கது. பயனர்கள் எப்போதும் சமீபத்திய கருவிகள் மற்றும் அம்சங்களை அணுகுவதை இது உறுதிசெய்கிறது, திறம்பட உருவாக்க, ஒத்துழைக்க மற்றும் புதுமைப்படுத்த அவர்களுக்கு அதிகாரம் அளிக்கிறது.

(ஆதாரம்: Microsoft.com)

மைக்ரோசாஃப்ட் 365 ஆவணங்கள், நீங்கள் விளக்குகளை அணைத்துவிட்டு, மீண்டும் க்ளோசிங் டைம் விளையாடிய பிறகும் கூட வெளியேற மறுக்கும் விருந்தில் அழைக்கப்படாத விருந்தினர்களைப் போன்றது.

மைக்ரோசாப்ட் 365 ஆவணங்கள் என்றால் என்ன?

மைக்ரோசாப்ட் 365 ஆவணங்கள் நவீன பணியிடங்களுக்கு அவசியம் இருக்க வேண்டும். அவர்கள் தகவல்களைச் சேமித்து, உருவாக்கி, பகிர்ந்து கொள்கிறார்கள். கூடுதலாக, அவை உரை கோப்புகளை விட அதிகம்; அவற்றில் மல்டிமீடியா கூறுகளும் உள்ளன! இதில் அடங்கும் வார்த்தை ஆவணங்கள் , எக்செல் தாள்கள் , பவர்பாயிண்ட் விளக்கக்காட்சிகள் மற்றும் OneNote குறிப்புகள் .

இந்த ஆவணங்களுடன் நிகழ்நேர கூட்டுப்பணி எளிதானது, எனவே பதிப்புக் கட்டுப்பாடு பற்றி கவலைப்படத் தேவையில்லை. தானாகச் சேமித்தல் மற்றும் எழுத்துப்பிழை சரிபார்ப்பு போன்ற கூடுதல் அம்சங்களையும் நீங்கள் பயன்படுத்திக் கொள்ளலாம். மேலும், இணைய இணைப்பு மூலம் எங்கிருந்தும் உங்கள் கோப்புகளை அணுகலாம்.

chromebook இல் microsoft குழுக்கள்

கூடுதலாக, மைக்ரோசாப்டின் கிளவுட் தீர்வுகள் போன்றவை OneDrive மற்றும் பங்கு புள்ளி , பாதுகாப்பான சேமிப்பு மற்றும் காப்புப்பிரதிகளை வழங்கவும். எனவே, உங்கள் தரவு பாதுகாப்பாகவும், பாதுகாப்பாகவும் இருக்கும்.

மைக்ரோசாப்ட் 365 ஆவணங்கள் ரிமோட் வேலையைச் சிறப்பாகச் செய்கின்றன, மேலும் மைக்ரோசாப்ட் அதை அறிந்திருக்கிறது. அதனால்தான் தனிநபர்கள் மற்றும் குழுக்கள் மேலும் சாதிக்க உதவும் வகையில் இந்த ஆவணங்களை உருவாக்கியுள்ளனர். பயனர் கருத்து மற்றும் தொழில்நுட்ப புதுப்பிப்புகள் மூலம், அவர்கள் சிறந்த தீர்வுகளைப் பற்றி புதுப்பித்த நிலையில் இருக்கிறார்கள். டிஜிட்டல் ஆவணப்படுத்தலில் அவர்கள் முன்னணியில் இருப்பதில் ஆச்சரியமில்லை!

மைக்ரோசாப்ட் 365 இலிருந்து ஆவணங்களை ஏன் நீக்க வேண்டும்?

இல் மைக்ரோசாப்ட் 365 , பல்வேறு காரணங்களுக்காக ஆவணங்கள் நீக்கப்பட வேண்டும். இது சேமிப்பக இடத்தை விடுவிக்கிறது மற்றும் கணினி செயல்திறனை அதிகரிக்கிறது. கூடுதலாக, இது தரவைப் பாதுகாப்பாக வைத்திருக்கிறது மற்றும் அங்கீகரிக்கப்படாத அணுகலை நிறுத்துகிறது. தேவையற்ற ஆவணங்களை நீக்குவது ஆவண நிர்வாகத்தை எளிதாக்குகிறது மற்றும் உற்பத்தித்திறனை அதிகரிக்கிறது. ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட மற்றும் பாதுகாப்பான டிஜிட்டல் பணியிடத்தை பராமரிப்பதற்கு இது ஒரு முக்கிய நடைமுறையாகும்.

உள்ள ஆவணங்களை நீக்குதல் மைக்ரோசாப்ட் 365 அதிக நன்மைகளை வழங்குகிறது. தரவுத் தக்கவைப்புக் கொள்கைகள் மற்றும் விதிமுறைகளுக்கு இணங்க பயனர்களுக்கு இது உதவுகிறது. இது ஒழுங்கீனத்தை நீக்கி, முக்கியமான தகவல்களை விரைவாகக் கண்டறிவதை எளிதாக்குகிறது. காலாவதியான அல்லது பொருத்தமற்ற ஆவணங்களை அகற்றுவதன் மூலம், பயனர்கள் குழப்பத்தைத் தவிர்க்கலாம் மற்றும் நெறிப்படுத்தப்பட்ட ஆவணக் களஞ்சியத்தை வைத்திருக்கலாம்.

உள்ள ஆவணங்களை சரியான முறையில் நீக்குதல் மைக்ரோசாப்ட் 365 சட்ட காரணங்களுக்காக அவசியம். எடுத்துக்காட்டாக, நிதி அல்லது சுகாதாரத்தில், காலாவதியான ஆவணங்களைத் தக்கவைத்துக்கொள்வது சட்டரீதியான விளைவுகளை ஏற்படுத்தலாம் அல்லது இணங்காமல் போகலாம். எனவே, டாக்ஸை சரியான நேரத்தில் நீக்குவது, தரவுத் தக்கவைப்புடன் தொடர்புடைய அபாயங்களைத் தவிர்த்து, சட்டப்பூர்வமாக தங்களைப் பாதுகாத்துக் கொள்ள வணிகங்களுக்கு உதவுகிறது.

மறுசுழற்சி தொட்டி அல்லது குப்பை கோப்புறைக்கு கோப்புகளை நகர்த்தாமல், சரியான நீக்குதல் நடைமுறைகளைப் பயன்படுத்த அறிவுறுத்தப்படுகிறது. இது அகற்றப்பட்ட ஆவணங்களை எளிதாக மீட்டெடுக்க முடியாது என்பதை உறுதிசெய்கிறது மற்றும் முக்கியமான தகவலின் எந்த தடயமும் இல்லாமல் கணினியிலிருந்து நிரந்தரமாக அகற்றப்படும்.

ஸ்கிரீன்ஷாட்டுக்கான பிசி குறுக்குவழி

ஒரு படி கார்ட்னர் ஆய்வு (ஆதாரம்) , முறையற்ற ஆவண நீக்கம் தரவு மீறல்களுக்கு ஒரு முக்கிய காரணமாகும். ஆவணங்களை எவ்வாறு பாதுகாப்பாக நீக்குவது என்பதை அறிவது எவ்வளவு அவசியம் என்பதை இது காட்டுகிறது மைக்ரோசாப்ட் 365 , மற்றும் வலுவான ஆவண மேலாண்மை நடைமுறைகளை வைப்பது எவ்வளவு முக்கியம்.

இதிலிருந்து ஆவணங்களை நீக்குகிறது மைக்ரோசாப்ட் 365 துண்டிப்பதை விட அதிகம்; தரவுப் பாதுகாப்பைப் பேணுவதற்கும், சேமிப்பகத் திறனை அதிகரிப்பதற்கும், விதிமுறைகளுக்கு இணங்குவதற்கும், முக்கியமான தகவலுடன் தொடர்புடைய அபாயங்களைக் குறைப்பதற்கும் இது இன்றியமையாதது. சரியான நீக்குதல் நடைமுறைகள் மூலம், வணிகங்கள் தங்கள் டிஜிட்டல் பணியிடம் ஒழுங்கமைக்கப்பட்டதாகவும், திறமையாகவும், பாதுகாப்பாகவும் இருப்பதை உறுதிசெய்ய முடியும்.

மைக்ரோசாப்ட் 365 இலிருந்து ஆவணங்களை நீக்குவதற்கான படிகள்

இன்றைய டிஜிட்டல் உலகில், மைக்ரோசாப்ட் 365 இலிருந்து ஆவணங்களை எவ்வாறு திறம்பட நீக்குவது என்பதை அறிவது மிகவும் முக்கியமானது. அதை எப்படி செய்வது என்பது குறித்த படிப்படியான வழிகாட்டி இங்கே:

1. உங்கள் Microsoft 365 கணக்கை அணுகவும்: உங்கள் சான்றுகளைப் பயன்படுத்தி உங்கள் Microsoft 365 கணக்கில் உள்நுழைக. உள்நுழைந்ததும், கிளவுட்டில் சேமிக்கப்பட்ட உங்கள் ஆவணங்கள் மற்றும் கோப்புகளை அணுக முடியும்.
2. ஆவணத்திற்கு செல்லவும்: நீங்கள் நீக்க விரும்பும் ஆவணத்தைக் கண்டறியவும். உங்கள் கோப்புறைகளில் உலாவலாம் அல்லது குறிப்பிட்ட ஆவணத்தைக் கண்டறிய தேடல் செயல்பாட்டைப் பயன்படுத்தலாம்.
3. ஆவணத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்: ஆவணத்தைக் கண்டறிந்ததும், அதைக் கிளிக் செய்வதன் மூலம் அதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இது ஆவணம் தொடர்பான பல்வேறு விருப்பங்களை செயல்படுத்தும்.
4. விருப்பங்கள் மெனுவைத் திறக்கவும்: பொதுவாக மூன்று புள்ளிகள் அல்லது கியர் ஐகானால் குறிப்பிடப்படும் விருப்பங்கள் மெனுவைத் தேடி, அதைக் கிளிக் செய்யவும். இது ஆவணத்தில் நீங்கள் செய்யக்கூடிய பல்வேறு செயல்களுடன் கீழ்தோன்றும் மெனுவைத் திறக்கும்.
5. நீக்கு என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்: கீழ்தோன்றும் மெனுவில், நீக்கு அல்லது இதே போன்ற மாறுபாட்டைக் கூறும் விருப்பத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இந்தச் செயலானது, ஆவணத்தை நீக்குவதைத் தொடர விரும்புவதை உறுதிப்படுத்த, உறுதிப்படுத்தல் உரையாடலைத் தூண்டும்.
6. நீக்குதலை உறுதிப்படுத்தவும்: உறுதிப்படுத்தல் உரையாடலை கவனமாக மதிப்பாய்வு செய்யவும், ஏனெனில் ஆவணத்தை நீக்குவது உங்கள் Microsoft 365 கணக்கிலிருந்து நிரந்தரமாக நீக்கப்படும். ஆவணத்தை நீக்குவதில் உறுதியாக இருந்தால், செயல்முறையை முடிக்க உறுதிப்படுத்து அல்லது நீக்கு பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும்.

ஒரு ஆவணம் நீக்கப்பட்டால், அதை மீட்டெடுக்க முடியாது என்பதை கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும். எனவே, நீக்குதலை உறுதிப்படுத்தும் முன் இருமுறை சரிபார்ப்பது நல்லது.

Microsoft 365 உங்கள் ஆவணங்களை நிர்வகிக்க பாதுகாப்பான மற்றும் திறமையான வழியை வழங்குகிறது. இந்தப் படிகளைப் பின்பற்றுவதன் மூலம், உங்கள் Microsoft 365 கணக்கிலிருந்து எந்தத் தொந்தரவும் இல்லாமல் ஆவணங்களை எளிதாக நீக்கலாம்.

மைக்ரோசாப்ட் 365 சந்தா அடிப்படையிலான சேவையாக 2011 இல் அறிமுகப்படுத்தப்பட்டது என்பது உங்களுக்குத் தெரியுமா? இது ஆரம்பத்தில் Office 365 என்று பெயரிடப்பட்டது மற்றும் வணிகங்கள் மற்றும் தனிநபர்களுக்கு ஒரு விரிவான உற்பத்தித்திறன் கருவிகளை வழங்குவதை நோக்கமாகக் கொண்டது. பல ஆண்டுகளாக, இது ஆவண மேலாண்மை, ஒத்துழைப்பு மற்றும் தகவல்தொடர்புக்கான இன்றியமையாத தளமாக உருவாகியுள்ளது.

மைக்ரோசாப்ட் 365 இல் நுழைவது ஒரு ரகசிய சமூகத்தில் ஊடுருவுவது போல் உணர்கிறது, ஆனால் கவலைப்பட வேண்டாம், நாங்கள் ரகசிய கைகுலுக்கலைக் கேட்க மாட்டோம்.

படி 1: மைக்ரோசாப்ட் 365 ஐ அணுகுதல்

Microsoft 365 ஐப் பயன்படுத்த, பின்வருவனவற்றைச் செய்யுங்கள்:

1. இணையதளத்திற்குச் செல்லவும்.
2. அழுத்தவும் உள்நுழையவும் மேல் வலதுபுறத்தில் உள்ள பொத்தான்.
3. உங்கள் பயனர்பெயர் மற்றும் கடவுச்சொல்லை உள்ளிடவும்.
4. உள்நுழையவும், நீங்கள் டாஷ்போர்டுக்கு அனுப்பப்படுவீர்கள்.
5. இது வழங்கும் அம்சங்களையும் பயன்பாடுகளையும் கண்டறியவும்.

தனிநபர்களுக்கும் நிறுவனங்களுக்கும் ஆவணங்களை நிர்வகிக்கவும் ஒன்றாகச் செயல்படவும் மைக்ரோசாப்ட் 365 சிறந்த வழியை வழங்குகிறது. இது 2011 இல் உருவாக்கப்பட்டது, ஆவண வேலைகளில் புரட்சியை ஏற்படுத்தியது. இப்போதெல்லாம் இது மில்லியன் கணக்கானவர்களால் பயன்படுத்தப்படும் பிரபலமான கிளவுட் அடிப்படையிலான தொகுப்பாகும்.

படி 2: ஆவணங்கள் பகுதிக்கு செல்லவும்

மைக்ரோசாஃப்ட் 365 இலிருந்து ஆவணங்களை அழிக்கும் உங்கள் பணியில், 2வது படி ஆவணங்கள் பகுதிக்கு உங்கள் வழியைக் கண்டுபிடிப்பதாகும். இதோ ஒரு வழிகாட்டி:

1. உங்கள் இணைய உலாவியைத் திறந்து உங்கள் Microsoft 365 கணக்கில் உள்நுழையவும்.
2. திரையின் மேற்புறத்தில் உள்ள ஆவணங்கள் தாவலைக் கண்டுபிடித்து கிளிக் செய்யவும்.
3. உங்கள் எல்லா கோப்புகளும் கோப்புறைகளும் சேமிக்கப்படும் ஆவணங்கள் பகுதியை அடைவீர்கள்.

வெற்றிகரமான பயணத்திற்கு, இந்த உதவிக்குறிப்புகளைக் கவனியுங்கள்:

• எந்த ஆவணத்தையும் நீக்கும் முன், உங்களிடம் சரியான அணுகல் உரிமைகள் உள்ளதா என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.
• நீங்கள் சரியான மைக்ரோசாஃப்ட் 365 ஆவணங்கள் பிரிவில் இருக்கிறீர்களா என்பதை இருமுறை சரிபார்க்கவும்.

செயலுக்கான நேரம்! உங்கள் டிஜிட்டல் பணியிடத்தை ஒழுங்கமைக்க மற்றும் ஒழுங்கமைப்பதற்கான வாய்ப்பை தவறவிடாதீர்கள். இப்போதே தொடங்கவும் & சேமிப்பிட இடத்தைக் காலியாக்க தேவையற்ற கோப்புகளை நீக்கவும்.

படி 3: நீக்க வேண்டிய ஆவணங்களைத் தேர்ந்தெடுப்பது

Microsoft 365 இலிருந்து ஆவணங்களை நீக்க, பின்வருவனவற்றைச் செய்யுங்கள்:

1. உங்கள் கணக்கைத் திறந்து ஆவணங்கள் பகுதிக்குச் செல்லவும்.
2. கோப்பு பெயர், மாற்றியமைக்கப்பட்ட தேதி அல்லது கோப்பு வகை ஆகியவற்றின் அடிப்படையில் சுருக்கமாக தேடல் பட்டி அல்லது வடிப்பான்களைப் பயன்படுத்தவும்.
3. நீங்கள் நீக்க விரும்பும் ஆவணங்களின் தேர்வுப்பெட்டிகளைச் சரிபார்க்கவும்.
4. அவற்றை முழுவதுமாக அகற்ற, நீக்கு பொத்தானை அழுத்தவும்.
5. நீக்குதலைத் தொடர்வதற்கு முன் இருமுறை சரிபார்க்கவும்.

சார்பு உதவிக்குறிப்பு: நீக்குவதற்கு பல ஆவணங்கள் இருந்தால் மொத்தத் தேர்வு அல்லது தனிப்பயன் காட்சிகளைப் பயன்படுத்தவும்.

படி 4: நீக்குதலை உறுதி செய்தல்

மைக்ரோசாப்ட் 365 இலிருந்து ஆவணங்களை நீக்க, நீக்குதலை உறுதிப்படுத்துவது அவசியம்! மெனுவில் உள்ள நீக்கு விருப்பத்தை கிளிக் செய்து, உறுதிப்படுத்தல் உரையாடல் பெட்டியில் ஆம் என்பதைக் கிளிக் செய்வதன் மூலம் உறுதிப்படுத்தவும். தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட கோப்புகள் உங்கள் கணக்கிலிருந்து நிரந்தரமாக அகற்றப்படும், அதனுடன் தொடர்புடைய காப்புப்பிரதிகள் அல்லது அந்தக் கோப்புகளின் பதிப்புகள்.

கேட்டி , ஒரு திட்ட மேலாளர், கடினமான வழியைக் கண்டுபிடித்தார்! அவர் தனது கணக்கை சுத்தம் செய்யும் போது தற்செயலாக ஒரு முக்கியமான விளக்கக்காட்சியை நீக்கிவிட்டார். துரதிர்ஷ்டவசமாக, நீக்குதலை உடனடியாக உறுதிப்படுத்தாமல், அவள் தனது எல்லா வேலைகளையும் இழந்துவிட்டாள்.

நீக்குவதை உறுதிப்படுத்தும் முன் இருமுறை சரிபார்ப்பது அவசியம்!

ஆவணத்தை நீக்குவதற்கான உதவிக்குறிப்புகள் மற்றும் சிறந்த நடைமுறைகள்

திறமையான ஆவணத்தை நீக்குவதற்கான உதவிக்குறிப்புகள் மற்றும் சிறந்த நடைமுறைகள்

மைக்ரோசாஃப்ட் 365 இல் உள்ள ஆவணங்களை நீக்குவதற்கு, ஒரு மென்மையான மற்றும் திறமையான செயல்முறையை உறுதிசெய்ய, சிறந்த நடைமுறைகளை கவனமாக பரிசீலிக்க வேண்டும். இந்த பணியை திறம்பட நிர்வகிக்க உதவும் நான்கு முக்கிய குறிப்புகள் இங்கே:

1. வகைப்படுத்தவும் மற்றும் முன்னுரிமை செய்யவும்: எந்த ஆவணங்களையும் நீக்கும் முன், அவற்றின் தொடர்பு, முக்கியத்துவம் மற்றும் உணர்திறன் ஆகியவற்றின் அடிப்படையில் அவற்றை வகைப்படுத்தவும். இது நீக்குதல் செயல்முறைக்கு முன்னுரிமை அளிக்க உங்களை அனுமதிக்கும் மற்றும் முக்கியமான அல்லது வழக்கற்றுப் போன ஆவணங்கள் முதலில் கையாளப்படுவதை உறுதிசெய்யும்.
2. பங்குதாரர்களுடன் கலந்தாலோசிக்கவும்: குழு உறுப்பினர்கள் அல்லது திட்ட மேலாளர்கள் போன்ற தொடர்புடைய பங்குதாரர்களை முடிவெடுக்கும் செயல்பாட்டில் ஈடுபடுத்துவது முக்கியம். அவற்றின் உள்ளீடு மற்றும் முன்னோக்குகளைப் புரிந்துகொள்வதன் மூலம், முக்கியமான ஆவணங்கள் தற்செயலாக நீக்கப்படவில்லை என்பதையும், நீக்குதல் செயல்முறை நிறுவன இலக்குகளுடன் ஒத்துப்போகிறது என்பதையும் உறுதிசெய்யலாம்.
3. காப்புப் பிரதி மற்றும் மீட்புத் திட்டமிடல்: ஏதேனும் ஆவணங்களை நீக்குவதற்கு முன், விரிவான காப்புப் பிரதி மற்றும் மீட்புத் திட்டத்தை உருவாக்கவும். இது தரவு இழப்பிலிருந்து பாதுகாக்க உதவும் மற்றும் எதிர்காலத்தில் ஏதேனும் நீக்கப்பட்ட ஆவணத்தை மீட்டெடுக்க வேண்டியிருந்தால் பாதுகாப்பு வலையை வழங்கும்.
4. ஆவணத் தக்கவைப்புக் கொள்கைகள்: நீக்குதல் செயல்முறையை நிர்வகிக்க ஆவணத் தக்கவைப்புக் கொள்கைகளை உருவாக்கி செயல்படுத்தவும். சட்ட, ஒழுங்குமுறை அல்லது வணிகத் தேவைகளின் அடிப்படையில் தக்கவைப்பு காலங்கள் போன்ற ஆவணங்களை நீக்குவதற்கான அளவுகோல்களை தெளிவாக வரையறுக்கவும். இது உங்கள் நிறுவனம் முழுவதும் சீரான மற்றும் இணக்கமான நீக்குதல் நடைமுறைகளை உறுதி செய்யும்.

மேலும், ஆவணத்தை நீக்குவது நிறுவனத்தின் அறிவு மேலாண்மை மற்றும் தகவல் நிர்வாகத்தில் ஏற்படுத்தக்கூடிய தாக்கத்தின் காரணமாக மிகுந்த எச்சரிக்கையுடன் நடத்தப்பட வேண்டும் என்பதைக் கவனத்தில் கொள்ள வேண்டியது அவசியம். இந்தச் சிறந்த நடைமுறைகளைப் பின்பற்றுவதன் மூலம், நீங்கள் முக்கியமான தகவலைப் பாதுகாக்கலாம், ஆவண நிர்வாகத்தை ஒழுங்குபடுத்தலாம் மற்றும் உங்கள் Microsoft 365 சூழலின் ஒருமைப்பாட்டைப் பராமரிக்கலாம்.

வார்த்தை வரி நீக்க

இப்போது, ​​சில தனித்துவமான விவரங்களை ஆராய்வோம் இன்னும் மூடப்படவில்லை இந்த விவாதத்தில் திறமையான ஆவண நீக்குதல் நடைமுறைகள்.

அ செயல்படுத்துவதைக் கருத்தில் கொள்ளுங்கள் மறுஆய்வு செயல்முறை நிரந்தரமாக நீக்குவதற்கு முன், நியமிக்கப்பட்ட நபர்கள் நீக்குவதற்கு ஒதுக்கப்பட்ட ஆவணங்கள் உண்மையில் இனி தேவையில்லை என்பதை உறுதிப்படுத்த முடியும். இந்த கூடுதல் படியானது தற்செயலான நீக்குதலைத் தடுக்கவும் கூடுதல் உத்தரவாதத்தை வழங்கவும் உதவும்.

இதேபோல், ஆவண நீக்கத்தின் வரலாற்று முக்கியத்துவத்தைக் குறிப்பிடுவது மதிப்பு. டிஜிட்டல் ஆவண மேலாண்மை மற்றும் மைக்ரோசாப்ட் 365 போன்ற கிளவுட்-அடிப்படையிலான அமைப்புகளின் எழுச்சி மிகவும் திறமையான நீக்குதல் செயல்முறைகளை எளிதாக்குகிறது, சேமிப்பக செலவைக் குறைக்கிறது மற்றும் ஒட்டுமொத்த தரவு நிர்வாகத்தை மேம்படுத்துகிறது. தொடர்ச்சியான முன்னேற்றங்கள் மூலம், நிறுவனங்கள் தங்கள் ஆவண வாழ்க்கைச் சுழற்சியை சிறப்பாக நிர்வகிக்க முடியும், தேவையற்ற ஒழுங்கீனங்களைக் குறைக்கும் போது தொடர்புடைய மற்றும் மதிப்புமிக்க தகவல்கள் மட்டுமே தக்கவைக்கப்படுவதை உறுதி செய்கிறது.

நீங்கள் ஒரு சூப்பர் ஹீரோவாக இருந்தால், முக்கியமான ஆவணங்களை காப்புப் பிரதி எடுப்பதில் உங்கள் பரம எதிரி உங்கள் சொந்த திறமையின்மை என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள்.

முக்கியமான ஆவணங்களை காப்புப் பிரதி எடுக்கிறது

உங்கள் ஆவணங்களை பல இடங்களில் சேமிக்கவும்:

• முக்கியமான ஆவணங்களின் நகல்களைச் சேமிக்க வெளிப்புற ஹார்டு டிரைவ்கள், USB ஃபிளாஷ் டிரைவ்கள் அல்லது கிளவுட் ஸ்டோரேஜ் இயங்குதளங்களைப் பெறுங்கள்.
• கூடுதல் பாதுகாப்பு மற்றும் எளிமைக்கு நம்பகமான கிளவுட் காப்புப்பிரதி சேவையைப் பயன்படுத்தவும்.
• ஒரு பேரழிவில் அனைத்தையும் இழக்கும் அபாயத்தைக் குறைக்க, வெவ்வேறு சேமிப்பக இடங்களில் இயற்பியல் நகல்களை வைக்கவும்.

வழக்கமான காப்புப் பிரதி அட்டவணையை அமைக்கவும்:

• காப்புப்பிரதிகளை தானியங்குபடுத்துங்கள், அதனால் உங்கள் முக்கியமான ஆவணங்கள் எப்போதும் சேமிக்கப்படும்.
• குறுக்கீடு இல்லாமல் இருக்க உங்கள் கணினியை வழக்கமாகப் பயன்படுத்தாத நேரத்தைத் தேர்வுசெய்யவும்.
• தினசரி, வாராந்திர அல்லது மாதாந்திர - உங்கள் தேவைகளைப் பூர்த்தி செய்யும் காப்புப்பிரதி அதிர்வெண்ணைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

காப்புப் பிரதி எடுக்கப்பட்ட ஆவணங்களின் நம்பகத்தன்மையை சரிபார்க்கவும்:

• காப்புப் பிரதி எடுக்கப்பட்ட கோப்புகள் செயல்படுகின்றனவா மற்றும் சிதைக்கப்படாமல் உள்ளனவா என்பதைச் சரிபார்க்கவும்.
• தேவைப்படும்போது அவற்றை அணுக முடியும் என்பதை உறுதிப்படுத்த, கோப்பு மீட்டெடுப்பு முறைகளை அவ்வப்போது சோதிக்கவும்.
• எளிதான வழிசெலுத்தலுக்கும் குறிப்பிட்ட கோப்புகளைக் கண்டறிவதற்கும் கட்டமைக்கப்பட்ட அமைப்பை வைத்திருங்கள்.

முக்கியமான ஆவணங்களை காப்புப் பிரதி எடுப்பது ஒரு முறை அல்ல. இதற்கு வழக்கமான கவனிப்பு மற்றும் பராமரிப்பு தேவை. இந்த வழிமுறைகளைப் பின்பற்றுவதன் மூலம், உங்கள் தகவலை திறம்பட பாதுகாக்க முடியும்.

சார்பு உதவிக்குறிப்பு: முக்கிய ஆவணங்களை காப்புப் பிரதி எடுப்பதற்கு முன், கூடுதல் பாதுகாப்பையும் அங்கீகரிக்கப்படாத அணுகலையும் வழங்க அவற்றை என்க்ரிப்ட் செய்யவும்.

நீக்குவதற்கு முன் ஆவணங்களை மதிப்பாய்வு செய்தல் மற்றும் ஒழுங்கமைத்தல்

ஆவணங்களை அகற்றுவதற்கு முன், அவற்றை சரிபார்த்து ஒழுங்கமைப்பது முக்கியம். இது நீங்கள் எதை நீக்குகிறீர்கள் என்பதைப் புரிந்துகொள்ள உதவுகிறது மற்றும் முக்கியமான கோப்புகளை தவறுதலாக நீக்குவதைத் தடுக்கிறது. நீக்குவதற்கு முன் ஆவணங்களை மதிப்பாய்வு செய்து ஒழுங்கமைக்கும் போது சில ஆலோசனைகள் உள்ளன:

• அவற்றின் தொடர்பு மற்றும் முக்கியத்துவத்தின் அடிப்படையில் ஆவணங்களை ஆர்டர் செய்யவும். தேவையில்லாத அல்லது நீண்ட நாட்களாக வைத்திருக்கும் கோப்புகளுக்கு முன்னுரிமை கொடுங்கள்.
• டாக்ஸின் வகைப்பாடு மற்றும் நோக்கத்தைக் காட்டும் தெளிவான கோப்புறை கட்டமைப்பை உருவாக்கவும். இது குறிப்பிட்ட கோப்புகளை நீக்குவதை எளிதாக்குகிறது.
• ஒரே கோப்புகளின் பல நகல்களைத் தேடுங்கள் மற்றும் தேவையில்லாதவற்றை அகற்றவும். இது சேமிப்பகத்தை சேமிக்க உதவுகிறது.
• ஒவ்வொரு ஆவணத்தின் உள்ளடக்கத்தையும் சரிபார்த்து, முக்கியமான/ரகசியத் தகவல்கள் செட் அவுட் புரோட்டோகால்களுக்கு ஏற்ப கையாளப்படுகிறதா அல்லது அகற்றப்படுகிறதா என்பதை உறுதிசெய்யவும்.

நீக்குவதற்கு முன் ஆவணங்களை மதிப்பாய்வு செய்து ஒழுங்குபடுத்தும் போது சிறப்பு விவரங்களைப் பற்றி சிந்திப்பதும் புத்திசாலித்தனம். உதாரணமாக, ஆவணத் தக்கவைப்பு காலங்கள் அல்லது சில வகையான கோப்புகளை நீக்குவதற்கான குறிப்பிட்ட முறைகள் தொடர்பான சட்ட அல்லது ஒழுங்குமுறை விதிகளை கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ளவும்.

வார்த்தையில் ஒரு தலைப்பை நீக்குவது எப்படி

மோசமான அமைப்பு மற்றும் போதுமான மதிப்பாய்வு நடைமுறைகள் காரணமாக ஒரு பெரிய திட்ட ஆவணத்தை நீக்கிய நிறுவனம் இதற்கு நிஜ வாழ்க்கை உதாரணம். இதனால் திட்டம் மிகவும் தாமதமானது, பண இழப்பு மற்றும் அவர்களின் பிரதிநிதிக்கு சேதம் ஏற்பட்டது. ஆவணங்களை நீக்குவதற்கு முன் கவனமாக ஆய்வு செய்து ஒழுங்கமைத்தால் இதைத் தடுத்திருக்கலாம்.

முடிவுரை

மைக்ரோசாப்ட் 365 எப்போதும் மாறிக்கொண்டே இருக்கிறது. ஆவணங்களை எவ்வாறு நீக்குவது என்பது முக்கியம். இது எளிதாக இருக்கலாம், ஆனால் அது முக்கியமானது. உங்கள் பணியிடத்தை தேவையற்ற கோப்புகள் இல்லாமல் வைத்திருக்க, இந்தப் படிகளைப் பின்பற்றவும்.

1. மைக்ரோசாஃப்ட் 365 இல் ஒரு ஆவணத்தை நீக்க: அதைக் கண்டுபிடித்து, அதைத் தேர்ந்தெடுத்து, மேல் கருவிப்பட்டிக்குச் சென்று நீக்கு என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
2. உறுதிப்படுத்தல் உரையாடல் பெட்டி தோன்றும். கோப்பை நீக்குவதை உறுதிப்படுத்தவும். இது உங்கள் மறுசுழற்சி தொட்டிக்கு செல்லும். அங்கிருந்து அதை மீட்டெடுக்கலாம் அல்லது நிரந்தரமாக நீக்கலாம்.

ரகசிய கோப்புகளுக்கு, மைக்ரோசாப்ட் 365 நீங்கள் உள்ளடக்கியது. அவற்றை உங்கள் மறுசுழற்சி தொட்டியில் இருந்து பாதுகாப்பாக நீக்கலாம். இந்த வழியில், அங்கீகரிக்கப்படாத யாரும் தகவலை அணுக முடியாது.

சார்பு உதவிக்குறிப்பு: உங்கள் மறுசுழற்சி தொட்டியை தவறாமல் அகற்றவும். இது சேமிப்பக இடத்தை மேம்படுத்துகிறது மற்றும் உங்கள் Microsoft 365 பணியிடத்தை ஒழுங்கீனம் இல்லாமல் வைத்திருக்கும். இது திறமையாக வேலை செய்ய உதவுகிறது.

மைக்ரோசாப்ட் 365 இலிருந்து ஆவணங்களை நீக்குவது எளிது. இது பாதுகாப்பானதும் கூட. கவலையின்றி ஆவணங்களை அகற்ற இந்த நுட்பங்களைப் பயன்படுத்தவும். உங்கள் டிஜிட்டல் பணியிடத்தில் செல்லும்போது செயல்திறனின் சக்தியைத் தழுவுங்கள்.